Články

Pište si, co zapomínáte

Ať už jste grafik, programátor, kodér nebo projekťák, zapisujte si při práci vše, co musíte vyřešit před posunutím projektu do další fáze. Nejčastěji lidé zapomínají na úkoly od nadřízených a kolegů, kterými byli pověřeni jen tak mimochodem, a navíc když se zrovna věnovali něčemu jinému. Proto si je pište dvakrát tak pečlivě. Klasickým příkladem je situace, kdy programátor při spouštění webu zjistí, že chybí favicona  nebo návrh a HTML šablona stránky 404. Account manager zase nesmí v cenové kalkulaci na vývoj microsite opomenout poplatky za registraci domény a hosting. Zkrátka každý máme ty své “zapomněnky”.

Víte, že průměrný člověk si zapamatuje ze seznamu maximálně sedm položek? Checklisty jsou proto užitečnou pomůckou při práci i v každodenním životě (ať už ve formě nákupního seznamu nebo rozpisu věcí, které s sebou chceme vzít na dovolenou).

Když jeden checklist nestačí

Osobně používám různé kontrolní seznamy pro zahájení, průběh i dokončení projektu. Celkem mám tedy tři checklisty. Pro porovnání: grafici mají obvykle jen jeden a většina kodérů či programátorů dva. Záleží jen na vás, kolik si jich vytvoříte a jak detailní budou. Dávejte si však pozor, ať kvůli příliš obecným položkám nezapomenete na důležité detaily. Pokud vám záleží na přehlednosti, seskupujte související položky do vhodných kategorií. A samozřejmě nezapomeňte jednotlivé body logicky uspořádat. Co se týče tvorby checklistů, máte několik možností. Z vlastních zkušeností mi nejvíce vyhovuje seznam vytištěný na papíře, který mám stále po ruce. Už jsem ale také viděl kolegu se sešitem formátu A4, který byl nadepsaný jako “Check listy”. Velmi jednoduše lze kontrolní seznamy navrhovat v Google Docs  (pomocí formulářů), editoru Microsoft Word  , různých on-line aplikacích (např. www.printablechecklist.org  ) a třeba také v HTML. Konkrétní inspiraci najdete například ve webovém nástroji pro webdesignéry, kodéry a programátory www.launchlist.net. 

I malé projekty jsou projekty

Mé maličkosti checklisty pomáhají jak při velkých, tak malých projektech. Nevyužiji z nich sice všechny položky, ale mám jistotu, že jsem na nic nezapomněl. Související úspora času (a tedy i nákladů) je u malých projektů navíc často výraznější než u rozsáhlých zakázek. Hlavní výhodou kontrolních seznamů je, že si nemusíte pamatovat všechny jeho položky. Bude se vám tak pracovat mnohem lehčeji a zodpovědněji, ať už děláte na projektu sami, nebo v týmu. A ještě něco – pokud se chcete neustále zlepšovat, nesmíte zapomínat ani své zapomínání opakovat. Checklisty jsou k vyřešení syndromu “děravé hlavy” přímo ideální.

Víte, že checklisty pomáhají i lékařům? Podle webu NYTimes.com  došlo díky kontrolnímu seznamu o 19 položkách ve vybraných nemocnicích ke snížení výskytu pooperačních komplikací z 11 na 7 procent.

Změna je život

To platí i pro vaše checklisty. Přidávejte nové položky, rozdělujte je na podseznamy nebo se třeba zeptejte svých kolegů, zda jim připadají kompletní a užitečné. Aktivní práce s checklisty vás naučí lépe využívat jejich možností a zároveň pomůže zvyšovat kvalitu samotných seznamů. Navíc vám díky tomu nebudou připadat jako nudná rutina.

Nepropadejte iluzím

Jak vytvořit checklist už víte. Zkuste si nějaký ten kontrolní seznam připravit, ještě než dočtete můj dnešní článek. Třeba na téma optimalizace pro vyhledávače  , co zkontrolovat před spuštěním webu  nebo jaké otázky pokládat zájemcům o webdesign  (desítky dalších nápadů najdete na www.smashingmagazine.com  ). Chci vás totiž upozornit na jednu věc…Pokud checklisty používáte, je to paráda. Dříve či později vás ale napadne, že je vlastně nepotřebujete. Tím pádem nemáte ani důvod vytisknout další seznam nebo zapracovat na jeho nové verzi. Chyba. Vzpomeňte si, proč jste je začali používat. Nechte checklisty, aby si místo vás pamatovaly, co všechno se musí zkontrolovat.

Pamatujte

1. Pište si, co zapomínáte.
2. Vytvořte tolik checklistů, kolik potřebujete.
3. Používejte je pro každý projekt.
4. Zdokonalujte své kontrolní seznamy.
5. Pracujte s nimi, i když je znáte nazpaměť.

Znáte nějaké další osvědčené tipy, jak pracovat s checklisty lépe a rychleji? Nebo si naopak myslíte, že vás jen zdržují od skutečné práce? Mimochodem, pokud chcete vidět mé vlastní kontrolní seznamy, napište mi. Rád se o ně podělím :-).