Články

Živá prezentace je často UNIKÁTNÍ ŠANCÍ, jak oslnit nejen sponzora a decision-makera, ale i jeho družinu promotérů, případně jiných stakeholderů. Můžete nakopnout energetickou hladinu daného projektu směrem do výšin, ale také můžete posílit pozitivní image vaší firmy v dlouhodobé perspektivě. Mistrovsky zvládnutou prezentací si zajistíte věčnou slávu, anebo přinejmenším respekt klienta na pár hodin. Takový časový výměr můžete potom využít ve svůj prospěch. 

Poznámka: Pro fajnšmekry máme arménský překlad   :-) 

Jaké máme hlavní kroky každé prezentace?

1. Uvolněte atmosféru.
   Připravíte si tím půdu pro další postup. Není nic horšího než začít prezentovat v napjaté atmosféře, mrzutému klientovi, který během prezentace sleduje výsledky fotbalové ligy - zejména když jeho tým prohrává. Využijte vhodný „ice-breaker“. Může jít o aktuální událost, která má souvislost s tématem prezentace nebo decentní vtípek. Určitě na něco odlehčujícího přijdete sami, jen je dobré se nad tím zamyslet před samotnou prezentací.
2. Zaujměte hned první větou, prvním slidem.
   Láska na první pohled není iluzí zklamaných básníků. Funguje. Nezačínejte nudným všeobecným nic neříkajícím slidem. Začněte pěkně zostra, jděte rovnou k meritu věci - zkrátka „parachute in“. Rozběhněte se a připlachtěte rovnou do zorného pole s pořádně barevným padákem.
3. Udržte pozornost po celou dobu prezentace.
   Zaháčkujte účastníky prezentace a udržujte napětí. Dívejte se přítomným do očí, promlouvejte přímo k nim. Používejte zajímavé obrázky a fotografie, nepište do slidů mnoho textu, stahujte energickým výkladem pozornost k sobě. Neměli by se vám dívat stále přes rameno na stěnu, kam se promítá.
4. Předejte „key message“.
   Klient si z prezentace musí odnést to, co potřebujete, aby si odnesl. Uvědomte si dobře, s jakou myšlenkou v hlavě má klient odcházet z prezentace a mějte toto klíčové poselství pořád na paměti. Vše se přímo či nepřímo točí kolem něj.
5. Jasně definujte další kroky.
   Z prezentace byste měli vždy odcházet s jasnou představou o tom, co budete dělat v dalších hodinách a dnech. Nenechte se odradit klientovým kručením v břiše, oběd ještě pár minut počká. Je klíčové získat jasné „action points“. Nelétá se dobře ve vzduchoprázdnu.

Abyste výše zmíněných pěti met dosáhli, můžete buď spoléhat na vaše božské charisma, na náklonnost vesmíru, nebo nekonečné zkušenosti. Anebo se pokorně „snížit“ k tomu, že se na důležitou prezentaci perfektně připravíte a nic nepodceníte. I kdyby nepodařená prezentace neměla radikálně ovlivnit rozhodnutí klienta pro realizaci daného projektu, může přinejmenším způsobit chaos a mít tak neblahodárný vliv na první fáze projektu. Pokud se rozhodnete nejít ve šlépějích „Pána Chaosu“, ale pojistit se proti větru dešti (a klidně i bahnu a žábám), pak je následující checklist právě pro vás. Nejde o nejkratší seznam, proto je vše seřazené podle priority. Vycházíme přitom z našich zkušeností v SYMBIU. Při prezentacích jsme si užili (a stále užíváme) své :-).

Checklist pro přípravu na prezentaci klientovi:

• Zjistit, kdo konkrétně se účastní prezentace ze strany klienta.
  Je dobré šít prezentaci na tělo těm, kteří se jí účastní. Myslete na posluchače, ne na sebe. Pokud bude decision-maker vášnivým hráčem golfu, můžete moment spuštění projektu ilustrovat obrázkem odpalu golfového míčku. Lepší než obrázek startu raketoplánu, i když jste od malička chtěli být kosmonautem.
• Zajistit přítomnost decision-makera, případně důležitých promotérů nebo dalších klíčových osob na straně klienta.
  Nač prezentovat někomu, jehož slovo na klientově straně nemá patřičnou váhu? Prezentací chcete přesvědčit ty, kteří dokážou rozhodnout o budoucnosti projektu. Zajistěte si jejich účast. Jak? Zvedněte telefon a vyžádejte si ji. Občas si můžete dupnout.
• Stanovit si jasný „key-message“.
  Klíčové poselství, key-message, je tou jedinou věcí, na kterou si musí klient po prezentaci vzpomenout i uprostřed probíhajícího zemětřesení. Celý obsah prezentace by měl vířit kolem ústřední myšlenky nebo k ní jasně směřovat. Pokud jde o koncepční zastřešující myšlenku, bývá označována jako „umbrella“. Naplánujte si, jak umbrellu kreativně představit během prezentace. Často jde o klíčový moment, příležitost ukázat vaši vynalézavost „v přímém přenosu“. Podle charakteru klienta můžete kolem umbrelly vystavět různě velkou show. To vše děláte proto, abyste klientovi do paměti obtiskli trvanlivou stopu.
• Připravit agendu prezentace.
  Na poměrně krátkou dobu vám klient dovoluje vzít otěže do rukou a určit pravidla hry. Využijte toho a přesně naplánujte průběh celé prezentace. Určete si jednotlivé fáze, naplánujte přestávky, vymezte dostatečný prostor pro otázky a diskuzi. Pro vlastní výklad doporučujeme pracovat s představou „příběhu“, který má svůj přirozený vývoj. Klasický scénář: 1. expozice, 2. stupňování napětí, 3. vyhrocení, 4. uvolnění, 5. vyřešení - odhalení zápletky.
• Zorganizovat zkoušku nanečisto před několika kolegy (rehearsal).
  Sáhněte si do svědomí - kolikrát jste rehearsal skutečně zorganizovali? A pokud párkrát přeci jen ano, kolikrát jste ho „odflákli“? Nic vás nepřipraví lépe, než zkouška nanečisto. Okamžitě uvidíte, uslyšíte, ucítíte, kde to vázne. Jedině s rehearsalem si také budete jistí, že se prezentace vejde do předpokládaného času.
• Včas domluvit účast kolegy na prezentaci.
  Většinou je výhodou nejít prezentovat sólo. Není samozřejmé, že budou mít kolegové čas. Zajistěte si jejich přítomnost na prezentaci s dostatečným předstihem.
• Rozdat si role.
  Pokud půjdete prezentovat ve více lidech, stanovte předem, kdo co bude přesně říkat a dělat. Nepůsobí dobře, když na sebe budete před klientem houkat nebo se dohadovat, co se vlastně bude dít. Máte možnost působit jako sehraný tým, využijte toho. „Jak během prezentace, tak i během projektu“ – to by mělo klientovi problesknout hlavou, když pozoruje vaši souhru.
• Předem si připravit odpovědi na případné otázky.
  Představte si, na co se asi budou ptát konkrétní účastníci. Nemusíte být experti na věštbu z křišťálové koule, stačí se zamyslet.
• Kontrolovat ve fázích, koncentrovat se vždy na jednu věc.
  Při finální kontrole prezentace projděte prezentaci několikrát a pokaždé se soustřeďte na jednu konkrétní věc. Ideálně si nechte prezentaci překontrolovat kolegou.
  a) Vlastní obsah. Sled slidů, konzistence, správně komunikovaný key-message.
  b) Gramatika. I jedna hrubka dokáže výrazně poškodit vaši pověst.
  c) Překlepy. Věnujte zvýšenou pozornost artefaktům – Coca-Colu příliš nenadchne motivační slide na konci prezentace ve znění „Pepsi-Cola rulez!“. Zasmějí se, ale budete za blbce.

• Zjistit, jaké technické vybavení klient má na místě prezentace.
  Flip-chart? Fixy? Projektor? Připojení k internetu? Pokud jste připraveni prezentovat klíčové body prezentace online, pak se vyplatí vzít s sebou mobilní připojení k internetu. Pokud jste „mekaři“, nezapomeňte vzít adaptért Mini DVI nebo Mini DisplayPortu, jinak zažijete nepříjemné chvilky při beznadějných pokusech připojit notebook k projektoru. Neuškodí ani kabel do elektrické sítě pro obzvlášť dlouhé prezentace.
• Domluvit se s klientem, aby bylo možné přijít o 15 minut nebo 30 minut dřív.
  Není nad to mít klid se připravit  na prezentaci. Vzpomeňte si, kolikrát vám nefungovala projekce, nebo kolikrát jste se nemohli připojit na síť, zatímco klient čekal a usrkával nechutně studenou překapávanou kávu.
• Prolinkovat odkazy přímo ze slidů v prezentaci, pokud bude zajištěné připojení na internet.
  Přímé odkazy z prezentace přispívají k plynulosti prezentace. Funkčnost všech odkazů vyzkoušejte těsně před prezentací!
• Připravit verzi prezentace pro klienta.
  Klient si často přeje mít kopii prezentace pro sebe. Mějte připravenou verzi pro klienta, nejlépe bez vašich poznámek pod čarou.
• Připravit si vizitky.
  Když nebudete mít vizitku, každý rozumný klient se blahosklonně usměje. To ale ještě neznamená, že zároveň nezaznamená vaši neprofesionalitu. Obzvlášť, když vám klient dá svou vizitku a vy odpovíte „Jé, děkuju, já jsem svoje jako obvykle nechal v tom svinčíku, co mám na stole.“